Papilio IRS jest naszym sztandarowym produktem oraz autorskim systemem zaawansowanego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Jest to modułowy system typu ERP (Enterprise Resource Planning) wspomagający obsługę firmy w zakresie finansów, HR, wsparcia technicznego oraz obiegu dokumentów. Wszystkie moduły mogą działać niezależnie od siebie, jednak łączy je integralna baza danych. System Papilio został dostosowany do pracy w pięciu krajach Europy Wschodniej: Polsce, Czechach, na Słowacji, Węgrzech oraz w Rumunii a jego interface może pracować w jednym z pięciu języków lokalnych (w zależności od kraju pracownika) oraz alternatywnie angielskim dla wszystkich.

System z racji swego rozproszenia został utworzony w technologiach internetowych, co szczególnie przedkłada się na jego skalowalność i niskie koszty utrzymania. Nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników, a jedynym wymogiem determinującym korzystanie z niego jest posiadanie konta oraz jednej z wielu nowoczesnych przeglądarek z dostępem do Internetu.

System Papilio IRS został podzielony na kilka niezależnych modułów, które zawierają poszczególne opcje wyświetlane użytkownikowi. Dostęp do nich jest elastyczny i dowolnie konfigurowalny przez administratora. Każdy moduł zawiera możliwość ustawień wielu wewnętrznych parametrów, jakie następnie wpływają na obsługę procesów biznesowych w systemie (wbudowany CMS - Content Management System). Za pomocą "ról systemowych" administratorzy ustalają kto do czego ma dostęp i w jakim zakresie. Natomiast za pomocą CMS'a, jakim jest najbardziej rozbudowana zakładka "Administracja", dokonują szeregu ustawień wszystkich parametrów podlegających możliwym zmianom (np. stawki dla diet, dni ustawowo wolne od pracy, macierz autoryzacji wydatków, kategorie kosztowe, kody stawek podatku VAT, stanowiska w firmie i wiele, wiele innych).

Mimo swej modularnej budowy, system posiada również kilka cech wspólnych dla wszystkich modułów. Niewątpliwie jest to baza pracowników firmy oraz współtowarzyszące jej słowniki podziału na struktury (słownik krajów, spółek, działów, stanowisk, placówek handlowych, itp.). Została również zaimplementowana globalna obsługa delegacji uprawnień. Wystarczy, że w jednym miejscu osoba idąca na urlop zdeleguje swoje uprawnienia na kogoś innego - wówczas taki zastępca automatycznie otrzyma w systemie dostęp do wszystkich uprawnień zastępowanego. W ten efektywny sposób bez udziału administratorów zostanie zachowana ciągłość pracy w procesach np. akceptacji wniosków urlopowych, czy raportów z podróży służbowych.

Papilio IRS został również wyposażony w automat (cron) wykonujący cyklicznie zaprogramowane stałe zadania. Przykładem są tu np. miesięczne raporty urlopowe wysyłane do wszystkich przełożonych, kontrolowanie dat ważności ubezpieczeń samochodów pracowników, raporty serwisowe, przypominanie pracownikom o konieczności potwierdzenia przydzielonych narzędzi i wiele innych. W celu szybkiej komunikacji i bezzwłocznego przekazywania najważniejszych informacji, system został również wyposażony w mechanizm mailingów. Powiązanie go z dostępnymi w administracji szablonami e-mail pozwala w prosty sposób kontrolować jakie treści i w jakich ilościach są wysyłane pocztą elektroniczną do pracowników.

Papilio IRS to system otwarty, który dzięki swej prostej strukturze budowy można ciągle rozwijać o nowe moduły i funkcjonalności bez obawy utraty logicznej spójności. Pomysłowo zaprojektowana kontrola dostępu pozwala w łatwy i szybki sposób dołączać nowe elementy do systemu oraz dowolnie nadawać do nich uprawnienia dowolnym użytkownikom. Natomiast powszechnie znana i dostępna technologia internetowa, w jakiej został w pełni stworzony, nadaje mu ogromną elastyczność, skalowalność i ogromnie łatwą możliwość wprowadzania nowych zmian, czy aktualizacji bez ingerencji w oprogramowanie klienckie. A co za tym wszystkim idzie – koszty utrzymania systemu są minimalnie niskie.

Zdajemy sobie sprawę, że nie wszystkie moduły mogą być uniwersalne dla każdego przedsiębiorstwa. System został zaprojektowany tak, aby działał z dowolną ilością modułów. Na życzenie Klienta jesteśmy w stanie dostosować każdy moduł pod indywidualne potrzeby oraz wewnętrzne polityki firmy. Jeśli jesteś zainteresowany naszym narzędziem lub masz jakiekolwiek pytania - skontaktuj się proszę z nami, a my w pełni zaspokoimy Twoje oczekiwania.

Podsumowując, co zapewnia system Papilio?

• Modułowe zarządzanie wieloma bardzo uniwersalnymi procesami w przedsiębiorstwie.
• Autoryzowany dostęp wszystkich pracowników firmy polegający na logowaniu się do systemu na indywidualne konta.
• Pełny monitoring wykonywanych zmian w systemie.
• Szyfrowaną bezpiecznym protokołem HTTPS / SSL transmisję danych pomiędzy użytkownikami a serwerem.
• Rozbudowany dla każdego modułu system wprowadzania zmian CMS (Content Management System).
• Wspólną dla każdego modułu bazę pracowników firmy oraz innych jej struktur.
• Mechanizmy globalnego delegowania uprawnień w celu sprawnego powierzenia swoich obowiązków osobom trzecim na czas planowanej absencji.
• Szereg narzędzi administracyjnych celem dokładnego sterowania dostępem do systemu.
• Automaty cyklicznych zadań wykonywanych o zadanej porze dnia czy dacie.
• Przypomnienia wysyłane na adresy e-mail pracowników.
• Poprawę przepływu informacji oraz redukcję kosztów w firmie.
• Możliwość zmian dostosowujących system pod konkretne wymogi Klienta.

Wydatki to zaawansowany moduł wspierający dział Finansów, którego głównym celem jest automatyzacja procesu autoryzacji i raportowania przez pracowników wszystkich poniesionych wydatków oraz pobranych zaliczek na cele służbowe. W module tym każdy pracownik sam wprowadza swoje wydatki, przebieg podróży służbowej, kilometrówkę za samochód, czy wykaz połączeń telefonicznych. System natomiast automatycznie oblicza należną mu dietę z delegacji oraz w przejrzysty sposób prezentuje pełne zestawienie poniesionych kosztów do zwrotu.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Pełna ewidencja pobranych zaliczek i wszystkich wydatków poniesionych przez pracowników w celach służbowych.
• Podział grup wydatków na kategorie z uwzględnieniem kont księgowych i stawek podatku VAT.
• Pełne rozliczanie podróży służbowych, w tym obliczanie należnych diet i ryczałtów za nocleg.
• Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla samochodu prywatnego używanego do celów służbowych i obliczanie wysokości amortyzacji.
• Prowadzenie bazy wszystkich samochodów prywatnych pracowników.
• Prowadzenie wykazu wydatków na telefon prywatny używanego do celów służbowych.
• Możliwość archiwizacji w systemie wszystkich zeskanowanych dokumentów zakupowych, paragonów, faktur, itp.
• Generowanie całościowego raportu do pliku PDF.
• Pełna elektroniczna autoryzacja raportów przez przełożonych.
• Błyskawiczne przekazywanie informacji e-mailem do wszystkich zainteresowanych w momencie złożenia, akceptacji, bądź cofnięcia raportu.
• Elektroniczny eksport raportów do systemu SAP przy użyciu plików XML i połączeń FTP wraz z pełną kontrolą tego procesu.
• Automatyzacja kontroli przez dział Finansów wypłaty pracownikom zwrotów poniesionych wydatków na podstawie złożonych raportów.
• Prosty i przejrzysty interface raportu.
• Zestawienia podsumowujące i prezentujące na wiele sposobów wszystkie wydatki pracowników.
• Prosty mechanizm ewidencji raportów z rozbudowanym systemem wyszukiwania i filtrów.
• Bardzo rozbudowany system CMS dający ogromny wachlarz możliwości samodzielnej konfiguracji modułu.

Przykładowe funkcjonalności systemu CMS do modułu

• Zarządzanie listą krajów dla podróży wraz z konfiguracją bazowej stawki diety, ryczałtu za nocleg oraz obowiązującej waluty.
• Ustalanie współczynników do obliczania diet na podstawie dowolnego czasu trwania podróży.
• Ustalanie współczynników, na podstawie których obliczana jest redukcja za posiłki, czy "kieszonkowe" dla Słowacji.
• Ustalanie stawek dla samochodów do obliczania amortyzacji.
• Zarządzanie słownikiem kategorii wszystkich wydatków, kont księgowych oraz domyślnych kodów stawek VAT.

Zakupy są również niezależnym modułem systemu Papilio IRS wspierającym dział Finansów. Moduł ten automatyzuje proces ewidencji i autoryzacji wszystkich wydatków firmowych, których poniesienie jest dopiero w zamiarze.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Pełna ewidencja i autoryzacja planowanych zakupów w rozbiciu na działy, pracowników i polityki firmy.
• Możliwość ewidencjonowania wydatków umownych i długoterminowych.
• Obsługa podatku VAT.
• Ewidencjonowanie faktur wraz z ich archiwizacją w systemie.
• Zaawansowany oraz w pełni zautomatyzowany system typowania właściwego autoryzującego.
• Intuicyjny i przejrzysty interface wniosku e-requisition (E-REQ).
• Możliwość błyskawicznego powielania dowolnego wniosku w celu wykorzystania go jako szablonu dla nowego.
• Wbudowana obsługa magazynu stale lub hurtowo kupowanych akcesoriów, produktów.
• Wbudowana obsługa słownika wszystkich firm współpracujących, świadczących usługi na rzecz przedsiębiorstwa.
• Prosty mechanizm ewidencji wniosków E-REQ z rozbudowanym systemem wyszukiwania i filtrów.
• Automatyczna dzienna aktualizacja tablicy kursów walut (pobieranie przez system wszystkich kursów walut ze stron internetowych Narodowego Banku Polski).
• Bardzo rozbudowany system CMS dający ogromny wachlarz możliwości samodzielnej konfiguracji modułu.

Przykładowe funkcjonalności systemu CMS do modułu

• Obsługa słownika obszarów (działów) firmy.
• Obsługa słownika dostępnych walut dla wniosku E-REQ wraz z kontrolą importu tablicy kursów.
• Obsługa słownika możliwych konfiguracji numerów MPK, determinującego sposób właściwego rozpisania wydatku.
• Obsługa macierzy autoryzacji wydatków, determinująca w systemie właściwy wybór zatwierdzających dla wniosku.
• Obsługa słownika kategorii kosztowych wraz z wieloma parametrami sterującymi wnioskiem oraz konfiguracją stawek podatku VAT.

Urlopy to kolejny moduł systemu Papilio IRS. Stanowi wsparcie dla działu HR. Głównym jego celem jest zautomatyzowanie procesu ewidencji wszystkich rodzajów urlopów. Moduł ten posiada zaimplementowaną obsługę regulacji dla ewidencji i obliczeń wymiaru urlopu w krajach: Polska, Czechy, Słowacja, Węgry oraz Rumunia.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Obliczanie należnego wymiaru urlopu wypoczynkowego na podstawie wprowadzonych warunków zatrudnienia pracownika.
• Pełna ewidencja wszystkich rodzajów urlopów.
• Wbudowana obsługa dni ustawowo wolnych od pracy.
• Intuicyjna i ergonomiczna obsługa wniosku urlopowego (wybór dat urlopu poprzez graficzny kalendarz).
• Bogato rozbudowane zestawienia podsumowujące informacje o wykorzystanym i pozostałym do wykorzystania urlopie przez pracowników.
• Archiwizacja dokumentów potwierdzających np. urlopy okolicznościowe, czy zgodę pracodawcy na udzielenie urlopu bezpłatnego.
• Cykliczne wysyłanie przez system raportów urlopowych do przełożonych.
• Możliwość wygenerowania z systemu na żądanie raportu do listy płac, wg zadanych kryteriów.
• Prosty mechanizm ewidencji wniosków urlopowych z rozbudowanym systemem wyszukiwania i filtrów.
• System CMS dający możliwość samodzielnej konfiguracji modułu. Zalicza się tu m.in. ustawianie parametrów zatrudnienia pracowników, czy słownika świąt i przypisywanie ich do odpowiednich dat w kalendarzu.

Karta obiegowa jest modułem wspomagającym dział HR i inne osoby odpowiedzialne w procesie zatrudniania i zwalniania pracowników.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Prowadzenie pełnej ewidencji narzędzi, kontrola nad ich przydzielaniem / odbieraniem pracownikom.
• Terminowe informowanie odpowiednich osób o fakcie zatrudnienia pracownika lub rozwiązania z nim umowy o pracę.
• Ewidencja i kontrola wykonywań odpowiednich czynności podczas rozwiązywania z pracownikiem umowy o pracę.
• Zestawienia zbiorcze podsumowujące stan przydzielenia narzędzi oraz rozwiązania umów z pracownikami.
• Możliwość wygenerowania karty obiegowej do pliku PDF.
• Narzędzia CMS służące do konfiguracji modułu.

Przykładowe funkcjonalności systemu CMS do modułu

• Modyfikowanie słownika narzędzi oraz czynności do wykonania z powiązaniem ze stanowiskami.
• Obsługa zaawansowanego systemu ról do wytyczania oraz automatycznego informowania odpowiednich osób zajmujących się czynnościami terminacji procesów.

Serwisy to moduł automatyzujący obsługę procesu serwisowania wszystkich placówek handlowych lub innych rozproszonych lokalizacji firmy. Jego celem jest maksymalne przyspieszenie przepływu wszelkich informacji dotyczących awarii, usterek oraz wspomaganie ich usuwania w jak najkrótszym czasie.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Centralizacja obsługi wszystkich placówek (utworzenie Central Serwisowych).
• Kontrolowany dostęp pracowników tylko do przypisanych im placówek handlowych.
• Pełne wspomaganie procesu zgłaszania i usuwania usterek oraz awarii we wszystkich placówkach handlowych.
• Sprzężenie z modułem "Zakupy", który może tu pełnić rolę systemu zgłaszania i akceptacji kosztów napraw.
• Wykorzystanie wspólnej bazy dostawców z modułem "Zakupy" jako słownika firm serwisujących.
• Planowanie i ocena jakości napraw w placówkach oraz rzetelności firm serwisujących.
• Obsługa ewidencji przeglądów technicznych w placówkach handlowych.
• Wbudowana obsługa magazynu produktów często rotujących (np. katalogu żarówek).
• Samo-generujący się kalendarz napraw, na podstawie rozpisywanych czynności serwisowych w zgłoszeniach.
• Zestawienie wszystkich kosztów serwisowania placówek.
• Automatyczne generowanie i wysyłanie tygodniowych raportów serwisowych.
• Prosty mechanizm ewidencji zgłoszeń serwisowych z rozbudowanym systemem wyszukiwania i filtrów.
• Narzędzia CMS służące do pełnej konfiguracji modułu.

Przykładowe funkcjonalności systemu CMS do modułu

• Zarządzanie słownikiem działów głównych i zdarzeń z podziałem na kategorie.
• Wbudowana obsługa dowolnych katalogów produktów.
• Narzędzia definiujące Centrale Serwisowe i nadające im dostęp do określonych spółek.

Polityki firmy to wspólny dla wszystkich działów moduł zarządzający wewnętrzną dokumentacją firmy i jej dystrybucją wśród pracowników. Skupia w jednym miejscu wszystkie aktualne regulacje prawne i uchwalone wewnętrzne polityki firmy. Stanowi centralną e-bibliotekę instrukcji i dyrektyw z kontrolowanym dostępem dla wszystkich pracowników.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Tematyczny podział dokumentów na obszary (działy) firmy.
• Dostęp do wybranych dokumentów z pełną kontrolą wg przynależności pracownika do spółki i stanowiska.
• Możliwość załączania przez administratora plików PDF, Word i Excel.
• Możliwość załączenia dwóch wersji językowych tego samego dokumentu (w języku angielskim i lokalnym dla danego kraju).
• Wbudowany licznik pobrań danego dokumentu.
• Narzędzia CMS modułu służące do publikacji dokumentów i kontroli dostępu do nich.

Obieg dokumentów jest modułem wspomagającym przesyłanie i elektroniczną archiwizację rachunków, faktur oraz innych dowolnych dokumentów. Swym działaniem wspiera przede wszystkim przedsiębiorstwa rozproszone, gdzie przekazywanie dokumentów pomiędzy odległymi od siebie lokalizacjami trwa i absorbuje cenny czas.

Najważniejsze funkcjonalności i cechy

• Elektroniczna archiwizacja rachunków, faktur i innych dokumentów.
• Skrócenie do minimum czasu przekazania dokumentów finansowych pomiędzy różnymi lokalizacjami firmy.
• Możliwość przesyłania skanów na dedykowane skrzynki e-mail.
• Automatyczne pobieranie przez system skanów ze skrzynek e-mail oraz wysyłanie powiadomień do osób zainteresowanych.
• Możliwość powiązania archiwizowanych dokumentów z ich numerami referencyjnymi w systemie SAP.
• Możliwość załączania skanów dokumentów w plikach PDF lub JPG.
• Narzędzia CMS służące do konfiguracji modułu.